DMAIC-projekti: Toimitusajan suunnittelun läpimenoajan lyhentäminen

‍

Parannettavan prosessin ympärillä on monia sidosryhmiä, jotka vaikuttavat työn onnistumiseen. Ennen projektia ei ollut dataa kyseisestä ongelmasta. Dataraportti systeemi piti rakentaa, jotta projektissa voitiin päästä eteenpäin.

Lähtötilanne (Define)

Myynnin Lean eventeissä otettiin esille, että toimitusajan vahvistusta ei aina saada asiakkaalle toivotussa ajassa. Parannettava prosessi on tuotannonsuunnitteluprosessi. Sisäisenä asiakkaana on Customer Service ja ulkoisena asiakkaana ostava asiakas.

Tavoitteena on, että tuotannonsuunnittelu saisi toimitusajan annettua Customer Servicelle (CS) <24h:ssa.

Prosessin suorituskyky alussa (Measure)

Data osoitti, että suunnittelun läpimenoajan keskiarvo oli 37 tuntia. Myös hajontaa havaittiin paljon. Alle tunnista moneen sataan tuntiin. Olettamus oli, että kaikki suunnittelu ei tapahdu alle 24 tunnin. Data osoitti, että läpimenoaika ja vaihtelu olivat suurempia kuin osasimme olettaa. Tämän seurauksena prosessissa työskentelevät kiinnostuivat entisestään selvittämään syitä.

Parannustoimenpiteet (Analyze & Improve)

Juurisyyt ja ratkaisut:

• Osastojen välinen informaatio kulku -> Tiimitaulu ja pystypalaverit.
• Tuotteiden vahvistaminen pääsuunnittelijalla -> Tuuraajat voivat myös vahvistaa.
• CS:llä ei ole konttimalleja -> Tuotannon suunnittelu toimittaa CS:lle konttimallit, layoutit ja lavamitat.
• Tilausten niputtaminen -> Tilaukset vahvistetaan tulojärjestyksessä.
• Odotetaan asiakkaan perustamista -> Luodaan asiakas ennen tilauksen syöttöä
• Asiakastietojen odottamista Myynniltä -> Out of Control Action Plan (OCAP) / uusi Spin-off -projekti
• Raaka-aine tietojen odottamista hankinnalta -> OCAP / uusi Spin-off -projekti

Suurimmat haasteet olivat jatkuvat muutokset tehtaalla, jotka vaikuttivat projektin läpiviemiseen. Myös tilausrivien määrät ovat olleet korkeat projektin aikana verrattuna historiadatan tilausrivi määriin.

Käytetyt Lean Six Sigma työkalut:

• MR Chart, Capability Analysis, Kruskal-Wallis Test, Box Plot Test, Standard Deviations Test, Before/After I-MR Chart
• Soft skills: Datapohjainen parantaminen. Ymmärrys lisääntyi siitä, että dataa käytettään prosessien parantamiseen, eikä ihmisten syyttämiseen.

Tulokset (Control)

Tuloksia:

• Tilausvahvistuksien läpimenoaika väheni 20,5% (31,7h -> 25,2h).
• Tilausvahvistuksien vaihtelu väheni 44,4%. (68 -> 37,8)
• Tuloksia pidetään yllä päivittäisellä seurannalla.
• OCAP ja tiimipalaverit
• Paljon parannus ideoita jatkoon. (Spin-off-projektit)

Lessons Learned:

• Datan pitää olla helposti saatavilla projektin aikana. (Omissa käsissä.)
• Harjoitusprojektiksi olisi voinut valita jonkun helpomman aiheen/prosessin.
• Prosessin tulisi olla stabiilissa tilassa prosessin aikana.

Vaikka prosessi parani huomattavasti, ei tavoitetta saavutettu. Syynä oli prosessialueen ulkopuoliset tekijät. Niiden poistamiseksi suunnitteilla on aloittaa uudet parannusprojektit eri osastoilla:

• Tarvittavien asiakastietojen varmistaminen tilauksiin
• Raaka-ainetietojen saatavuuden parantaminen

‍

‍

Tämä projekti oli Black Belt -koulutuksen harjoitusprojekti, jonka osallistuja teki osana koulutusta ja sai projektin päätyttyä Black Belt -sertifikaatin.

Jos olet kiinnostunut oppimaan, miten parantaa prosesseja Leanin ja Six Sigman avulla, ja hankkimaan samalla sertifikaatin, tutustu eri vaihtoehtoihin linkissä: Lean Six Sigma -koulutukset.

‍