DMAIC-projekti: Ostotilausten käsittelyn läpimenoajan parantaminen
Lähtötilanne (Define)
Projektissa tarkastellaan ostotilausten käsittelyä ERP-järjestelmässä. Prosessi palvelee organisaation myyntiä ja loppuasiakkaita varmistamalla ostotilausprosessilla tuotteiden saatavuutta asiakkaille.
Projektin lähtötilanteessa ostotilausten käsittelyssä oli paljon manuaalisia työvaiheita. Käyttäjien piti tehdä useita toimenpiteitä manuaalisesti ja muuttaa tai täydentää tilaustietoja. Prosessin tehtäviä haluttiin parantaa ja nopeuttaa läpimenoaikaa sekä vähentää manuaalityöstä aiheutuvia virheitä.
Prosessin suorituskyky alussa (Measure)
Prosessin analysoimisessa ja mittauksessa havaittiin paljon vaihtelua ja hajontaa. Vaihtelu johtui eroista eri käyttäjien työmenetelmissä sekä prosessiin tulevien tietojen virheellisyydestä ja vajavaisuudesta. Alkuoletuksen mukaisesti prosessin läpimenoaikaan käytettiin liikaa aikaa, mutta havainnoinnissa huomattujen virheiden suuri määrä oli yllättävää. Prosessissa huomattiin ongelmia keskihajonnan ja vaihtelun suhteen.
Parannustoimenpiteet (Analyze & Improve)
Pääsyyt prosessin ongelmille olivat lähtödatan puutteet ja prosessissa suoritettavien toimenpiteiden hitaus. Lähtödatan puutteita lähdettiin korjaamaan pakottamalla tiedot oikeiksi muuttamalla järjestelmiä ja luomalla opastavaa automaatiota. Näillä keinoilla on tarkoitus vähentää virheitä myöhemmissä prosessin työvaiheissa. Prosessin sisällä implementoitiin lisäksi muuta automaatiota, jolla eliminoitiin turhia työvaiheita.
Parannusvaiheessa tutkittiin eri hypoteeseja ja niiden vaikutuksia odotettavaan lopputulokseen. Prosessin sisällä levitettiin best practice työmenetelmiä ja otettiin jatkuvan parantamisen mallin mukainen kokouskäytäntö käyttöön.
Tulokset (Control)
Ostotilausten käsittelyprosessin läpimeno parani merkittävästi (80%). Lähtötilanteen tiedon laatu parani ja siinä aiemmin olleita tietopuutteita saatiin eliminoitua. Prosessin sisällä olevia työvaiheita saatiin automatisoitua. Prosessia tarkastellaan jatkuvasti organisaation kanssa vakiokokouksissa, joissa pyritään löytämään uusia jatkokehitettäviä asioita.
Tämä projekti oli Black Belt -koulutuksen harjoitusprojekti, jonka osallistuja teki osana koulutusta ja sai projektin päätyttyä Black Belt -sertifikaatin.
Jos olet kiinnostunut oppimaan, miten parantaa prosesseja Lean Six Sigman avulla, ja hankkimaan sertifikaatin, tutustu eri vaihtoehtoihin linkissä : Lean Six Sigma -koulutukset.