Lean-fasilitointi on keskeinen osa Lean-ajattelua, jonka tavoitteena on jatkuva parantaminen, hukan minimointi ja arvon luominen asiakkaalle. Lean-fasilitaattorin tehtävä on ohjata tiimiä tehokkaisiin ratkaisuihin ja samalla luoda ympäristö, jossa kaikki osallistujat voivat jakaa ideoitaan ja tuntea kuuluvansa osaksi prosessia. Tavoitteena on kehittää paitsi prosessiratkaisuja, myös tiimin yhteishenkeä ja sitoutumista jatkuvan parantamisen kulttuuriin.
Lean-muutosohjaajille, Green Belteille ja Black Belteille fasilitointi on kriittinen taito ja olennainen osa sekä Lean-koulutusta muutosohjaajaksi että Lean Six Sigma Green Belt- ja Black Belt -koulutuksissa. Hyvä fasilitaattori voi tehdä eron onnistuneen ja epäonnistuneen Lean-työpajan välillä. Lean-fasilitointi on paljon enemmän kuin pelkkää prosessien parantamista – se on avain organisaation kehitykseen ja tiimin motivointiin.
Tässä blogissa jaamme kahdeksan käytännöllistä vinkkiä, joiden avulla voit menestyä Lean-työpajojen fasilitoijana ja inspiroida tiimiäsi kohti parempia tuloksia.
1. Valitse oikea ryhmän kokoonpano
Lean-työpajojen menestyksen avain on ryhmän oikea kokoonpano. Fasilitaattorin tehtävänä on varmistaa parannettavan prosessin omistajan kanssa etukäteen, että ryhmä koostuu asiantuntevista, eri kokemustason omaavista osallistujista. Mitä positiivisempi porukka on, sitä helpompaa fasilitointi on. Valitse innostuneimmat mukaan, samalla heille tarjoutuu palkitseva mahdollisuus vaikuttaa toiminnan kehittämiseen.
2. Luo motivoiva ilmapiiri
Jo aloitusvaiheessa on tärkeää luoda innostava tunnelma, joka kantaa koko istunnon ajan. Interaktiiviset aloitusmenetelmät, joissa kaikkia kannustetaan osallistumaan (esim. erilaiset Icebreaker-harjoitukset, joita löytyy paljon netistä), auttavat luomaan vuorovaikutteisen ympäristön. Innostuneen fasilitaattorin rooli on tarttuva, ja säännölliset tauot auttavat ylläpitämään osallistujien energiatasoa.
Aloita sessiot aina jollain aktiivisella toiminnalla tai harjoituksella, jotta energiataso nousee. Tällä on vaikutusta koko sessioon.
3. Herättele luovuutta, kun ideat loppuvat
Jos tiimi vaikuttaa jähmeältä ja ideat ovat vähissä, kokeile uusia fasilitointimenetelmiä. Käänteinen aivoriihi, jossa pohditaan ongelman pahentamista ja mietitään ratkaisuja siitä näkökulmasta, voi olla tehokas. Kannusta avointa keskustelua ja pidä huoli, että kaikkien äänet tulevat kuuluviin. Fasilitaattorin kannattaa kysyä kysymyksiä, jotka herättävät uusia ajatuksia.
4. Käsittele jännitteet ja erimielisyydet rakentavasti
Jos huomaat ryhmän keskuudessa keskinäisiä jännitteitä tai erimielisyyksiä, on tärkeää käsitellä niitä rakentavasti. Listaa ehdotusten edut ja haitat auttaaksesi selventämään tilannetta. Pidä itsesi neutraalina ja sovi etukäteen päätöksentekosäännöistä. Konsultoiva konsensus, jossa päätökset tehdään yhteisymmärryksessä, voi toimia hyvin. Tarvittaessa voit myös käyttää äänestystä päätöksenteossa.
5. Pidä fokus oikeassa suunnassa
Jos fasilitaattorina et ole varma, ovatko keskustelut oikealla raiteella, tarkista tavoite. Määritä tavoite etukäteen yhdessä Prosessin Omistajan kanssa ja ripusta tavoite kaikille hyvin näkyville sessiossa. Varmista, että tavoitteet ovat selkeät ja mitattavat, kuten "läpimenoajan vähentäminen viidellä päivällä". Kun selkeä tavoite on näkyvillä, voitte yhdessä tarkistaa, auttaako keskustelu tavoitteen saavuttamisessa. Jos keskustelu ajautuu sivuraiteille, käytä "parkkipaikka"-tekniikkaa siirtääksesi vähemmän relevantit aiheet syrjään.
Varmista, että tavoitteet ovat selkeät ja mitattavat.
6. Hallitse keskustelun dominoijat
Jos huomaat, että yksi tai kaksi osallistujaa hallitsevat keskustelua, käytä menetelmiä, jotka rohkaisevat kaikkia osallistumaan. Hiljainen aivoriihi, jossa jokainen jakaa ajatuksiaan kirjallisesti ennen keskustelua, voi olla hyödyllinen. Sovi selkeistä pelisäännöistä ja jaa puheenvuoroja tasaisesti, jotta kaikilla on mahdollisuus tuoda näkemyksensä esille.
7. Pidä oma energiatasosi korkealla
Jos toimit fasilitaattorina, sinun pitäisi olla innostunut ja inspiroiva, jotta saat porukan mukaan. Aina innostus ei tule itsestään ja energiatasosi saattaa on alhaalla.
Sain tämän vinkin aikanani omalta valmentajaltani, kun uraani aloitellessani ihmettelin jo eläkettä lähestyvän kollegani loputonta innostusta:
”Yritä tehdä aina jotain uudella tavalla niin pysyt skarppina. Vaihda vaikka työpajan tutustumisharjoitusta tai tee aivoriihi toisella tekniikalla. Muutoksen ei tarvitse olla suurta, pienikin vaihtelu auttaa pysymään skarppina ja pitämään myös omaa innostusta ja energiatasoa korkealla.”
Muista myös hymyillä ja näyttää innostuneelta 😊.
8. Tauko on kultainen ratkaisu
Jos et tiedä miten edetä, ota käyttöön "kultainen sääntö" ja pidä 10 minuutin tauko. Tilanteesta poistuminen auttaa yleensä näkemään selkeämmin, miten edetä. Jo tietoisuus tästä mahdollisuudesta antaa varmuutta ja uskallusta fasilitoida.
Lean-työpajojen fasilitointi on haastavaa, mutta antoisaa. Hyvä fasilitaattori voi auttaa tiimiä saavuttamaan tavoitteensa tehokkaasti ja samalla rakentaa osallistujien välistä yhteistyötä.
Toivottavasti nämä vinkit auttavat sinua kehittymään fasilitaattorina ja onnistumaan Lean-prosessien parantamisessa. Onnea ja menestystä Lean-työpajojen järjestämiseen!
Klikkaa alla olevista linkeistä, jos haluat tutustua koulutusvaihtoehtoihin, joissa voit oppia lisää Lean-fasilitoinnista ja prosessin parannuksesta Lean Six Sigma -menetelmin:
- Lean Six Sigma Black Belt -koulutus
- Lean Six Sigma Green Belt -koulutus
- Lean-koulutus muutosohjaajaksi
Terveisin Lean-fasilitoinnin merkeissä,
Sertifioitu Lean Six Sigma Master Black Belt
