DMAIC-projekti: Tuotemuutosprosessin läpimenoajan lyhentäminen

‍

Lähtötilanne (Define)

Projektin parannettavaksi prosessiksi valittiin muutostenhallintaprosessin ECR-vaihe. Kyseisessä vaiheessa tehtävät tuotemuutokset esitellään, niiden vaikutus arvioidaan ja päätetään siitä viedäänkö muutoksia eteenpäin. Prosessin ongelmana nähtiin se, että sen läpimenoaika oli osassa tapauksista huomattavan pitkä eikä sitä pystytty ennustamaan (keskiarvo ja hajonta ongelma). Asiakkaana projektille nähtiin Operations, johon muutosten jalkautus ensisijaisesti vaikuttaa. Tavoitteeksi asetettiin läpimenoajan lyhentäminen 50%:lla.

Prosessin suorituskyky alussa (Measure)

Muutosten ECR-vaiheen keskimääräinen läpimenoaika alussa oli 16 päivää ja tämän ajan hajonta 18 päivää. Lähtötilanteessa ei ollut täyttä kuvaa siitä mitä aika on keskimäärin, mutta mitattu data auttoi hahmottamaan sitä, kuinka paljon läpimenoajat poikkesivat toisistaan ja kuinka pitkään osassa tapauksista meni. Datan perusteella tavoite sai arvon 8 päivää, joka sinällään määritti ratkaisujen ja kontrollien aikaskaalaa.

Parannustoimenpiteet (Analyze & Improve)

Pääjuurisyiksi paljastuivat evaluointivaiheen kontrolloimaton kesto, muutosten käynnistäminen virheellisillä tai puutteellisilla tiedoilla ja muutoksiin liittyvien kysymysten kommunikointikanavan puute. Ratkaisuna näihin muutoksille määriteltiin esitarkastusvaihe, jossa niistä vastaava tiimi käy läpi tiedot. Toisena muutoksena kaikkien muutosten käsittely yhdistettiin viikoittaiseen palaveriin, jossa uudet muutokset esitellään ja niiden evaluointia seurataan. Tällä tavalla lisättiin kontrollia ja seurantaa ja parannettiin läpimenoajan ennustettavuutta.
Syiden määrityksessä työkaluina käytettiin prosessin kuvausta, aivoriihiä ja datan analysointia eri työkaluin.

Tulokset (Control)

Muutosten jälkeen kertyneen muutaman kuukauden datan perusteella muutosten ECR-vaiheen läpimenoaika laski 16 päivästä 6:een päivään keskihajonnan laskettua 18:sta 3:een päivään. Tuloksien ylläpitämiseksi läpimenoaikojen seuranta integroitiin käytettävään seurantatyökaluun, joka indikoi visuaalisesti, jos muutoksissa kestää liian pitkään.

Jatkon kannalta tästä projektista yritetään ottaa havaittuja ratkaisuja käyttöön myös tulevan SAP-pohjaisen muutosten hallintatyökalun kanssa. Tärkein Lesson Learned on kunnollisen määrittelyn ja tavoitteen asetannan tärkeys projektin alussa.

‍

Tämä projekti oli Lean Six Sigma Green Belt -koulutuksen harjoitusprojekti, jonka osallistuja teki osana koulutusta ja sai projektin päätyttyä Green Belt -sertifikaatin.
Jos olet kiinnostunut oppimaan, miten parantaa prosesseja Leanin ja Six Sigman avulla, ja hankkimaan samalla Green Belt -sertifikaatin, tutustu koulutukseen linkissä: Green Belt-koulutus.