DMAIC-projekti: Painelaitteiden seurantakäyntien suunnittelu

‍

Lähtötilanne (Define)

Yritys tarjoaa painelaitteiden käytönvalvontapalveluita. Tähän liittyy viranomaisen (TUKES) määrittelemien seurantakäyntien toteutus.
Asiakkaana on valvova viranomainen (myös maksava asiakas sekä tarkastuslaitos).

Parannettava prosessi oli painelaitteiden seurantakäyntien suunnittelu. Suunnittelu oli puutteellista ja käyntejä jäi suorittamatta. Tavoite oli saada tilanne seurantasuunnitelmissa määritetylle tasolle (seurantakäynnit 2 x vuodessa).

Prosessin suorituskyky alussa (Measure)

Suorituskyky analyysissä prosessista 83% oli määriteltyjen spesifikaatioiden ulkopuolella. Tilanne oli datan perusteella huonompi kuin oletettiin. Data auttoi näkemään ja jäsentämään tilanteen.

Parannustoimenpiteet (Analyze & Improve)

Projektissa löytyi seuraavat juurisyyt::

• Lähtötietojen epätarkkuus (dokumentit, tiedot projektilta/ asiakkaalta)
• Selkeä toimintatapa (tiedot) puuttuva
• Henkilön työkuorma
• Selkeiden ohjeiden puuttuminen
• Prosessi “käynnissä” vain keväisin ja syksyisin
• Ajojärjestely ei suoraan suunnittelijan vastuulla, josta seurasi usein unohdus

Prosessia analysoitiin LEAN-työkaluilla prosessin epäselvyyden ja datan vähyyden vuoksi. Tuloksena pystyttiin tekemään nopeita yksinkertaisia toimenpiteitä “quick fix”, standardiohjeet, taulukot ja koulutus. Prosessi liitettiin yhteen kausihuoltojen suunnittelun/toteutuksen kanssa.

Haasteena oli alussa datan vähyys (prosessisykli tapahtuu 2 kertaa vuodessa). Prosessin toteutuminen liittyi vahvasti yhden henkilön suoriutumiseen (tämä myös etu).

Tulokset (Control)

Projektissa saavutetut tulokset:

• Tulosparannus: Ennen kuluja tuottanut prosessi saatiin voitolliseksi.
• Kaikkien tietoisuus prosessista parani, tämä pystyttiin huomioimaan tulevaisuuden hinnoittelussa (toimintatapa, lomakkeet, ohjeet, koontitaulukot).
• Vastuut selventyivät ja asian omistajuus vahvistui. Tiedot saatiin kerättyä samaan paikkaan.
• Asiakasvaatimukset saatiin täytettyä.

Seuranta on otettu osaksi viikkopalaveria (kausihuoltojen aikana) ja suunnitelma tehdään yhdessä kausihuoltosuunnitelman kanssa (seuraavalle kausihuoltokierrokselle). Kvarttaaleittain seurataan valvojalle ja varavalvojille maksettuja kuluja tarkastetaan ja ylläpidetään kohdeluetteloa.

Lessons Learned:

• Prosessin pilkkominen riittävän pieniin osiin auttaa havaitsemaan sellaisia yksityiskohtia prosessista, jotka helposti jäävät ”olettamuksien” varjoon.
• Datan avulla on helppo näyttää visuaalisesti ja ymmärrettävästi sekä kehityskohteet, että parannukset.
• Panosta lähtödataan!

‍

Tämä projekti oli Lean Six Sigma Green Belt -koulutuksen harjoitusprojekti, jonka osallistuja teki osana koulutusta ja sai projektin päätyttyä Green Belt -sertifikaatin.
Jos olet kiinnostunut oppimaan, miten parantaa prosesseja Leanin ja Six Sigman avulla, ja hankkimaan samalla Green Belt -sertifikaatin, tutustu koulutukseen linkissä: Green Belt-koulutus.

‍

‍