DMAIC-projekti: Laskutuksen nopeuttaminen

‍

Lähtötilanne (Define)

Yhtiön taloushallinto kiinnitti huomiota myyntilaskujen hitaaseen kiertoon. Oli tarve tutkia, mitkä syyt aiheuttavat laskutuksen viivästymistä ja mahdollisuuksia nopeuttaa laskutusta. Keskimääräinen laskutusaika oli lähtötilanteessa lähes kaksi kuukautta. Projektin tavoitteena oli lyhentää laskutusaikaa vähintään 50 %.

Prosessin suorituskyky alussa (Measure)

Datan merkitys lähtötilanteen määrittelyssä sekä toimenpiteiden määrittelyssä sekä kohdentamisessa oli ratkaiseva. Käytettävissä oleva data mahdollisti sekä seurannan ja erilaisten tukitoimenpiteiden kohdistamisen.
Lähtötilanteessa 92% laskutuksista oli myöhässä (out of spec). Keskimäärin laskutukseen meni 51 vrk ja hajonta oli 47.

Parannustoimenpiteet (Analyze & Improve)

Analyysit:

• Prosessin suorituskykyanalyysi havainnollisti suorituskyvyssä olevat ongelmat.
• Ohjauskortit havainnollistivat hyvin ongelmat prosessin hallinnassa.
• Individual Value Plot havainnollisti eri henkilöiden väliset erot tekemisessä.
• Aivoriihessä loppukäyttäjät työstivät kalanruotodiagrammissa ongelmien juurisyyt.
• Prosessianalyysi varmisti tietojärjestelmän käytettävyyteen liittyvät haasteet.

Esimerkkejä pääjuurisyistä => eliminoiva toimenpide:

• Keskeisin ongelma liittyy laskutussovelluksen käytettävyyteen, sovellus on vaikeasti käytettävä erityisesti erikoistapauksissa. => Tukea pyydettäessä sekä dataan pohjautuen tarjottuna.
• Sovelluksen käyttökoulutus on ollut puutteellinen. => Ohjeistus täydennetty sekä koulutus dataan pohjautuen kohdistettuna.
• Laskutuksen valvonta ja puuttuminen on ollut puutteellista. => Esimiehille ja johdolle viikoittainen tilannekuvan päivittäminen.
• RACI-matriisi auttoi eri roolien selventämiseen.

Tulokset (Control)

• Laskutusajan keskiarvo tippui 51 vrk:sta 22 vuorokauteen ja hajonta 47 vrk:sta 30 vuorokauteen.
• Jatkoparannus päätettiin tehdä projektin ulkopuolella koskien sovelluksen käytettävyyden parantamista. Tavoitteena päästä automaattilaskutukseen 80 % tapauksista.
• Luotu johdolle selkeytys tilannekuvasta, jatkotoimenpiteet käynnistyneet.
• Erityisesti johdon rooli prosessin ajamisessa huomioitu ja jatkuvan parantamisen palaverit jalkautettu.
• Auditoinnista sovittu liitettävän organisaation auditointisuunnitelmaan

Lessons Learned:

• Muutos isossa organisaatiossa tapahtuu hitaasti, riski palautua parannusta edeltävälle tasolle on huomioitava.
• Johdon sitouttamiseen käytämme harvoin liikaa voimavaroja.

‍

Tämä projekti oli Lean Six Sigma Green Belt -koulutuksen harjoitusprojekti, jonka osallistuja teki osana koulutusta ja sai projektin päätyttyä Green Belt -sertifikaatin.
Jos olet kiinnostunut oppimaan, miten parantaa prosesseja Leanin ja Six Sigman avulla, ja hankkimaan samalla Green Belt -sertifikaatin, tutustu koulutukseen linkissä: Green Belt-koulutus.

‍