Green Belt DMAIC -projekti: Laskutusprosessin läpimenoajan lyhentäminen
Osallistuja toteutti tämän projektin osana Lean Six Sigma Green Belt -koulutusta, ja sai arvokasta käytännön kokemusta prosessien kehittämisestä.
Lue, miten Lean Six Sigma -työkalut auttavat vähentämään prosessivaihtelua ja nopeuttamaan työvaiheita, ja miten voit soveltaa samoja menetelmiä omassa työssäsi Green Belt -koulutuksen kautta.
Tulokset lyhyesti
- Laskutusprosessin läpimenoaika lyheni 10,8 päivästä 2,81 päivään
- 95 % laskuista lähetettiin 4 päivän sisällä koulutuksesta
- Uusi prosessi vakioitiin selkeillä rooleilla, ohjeilla ja aikatauluilla
- Prosessille luotiin jatkuvan seurannan malli
Lähtötilanne (Define)
Projektin tavoitteena oli parantaa koulutusorganisaation laskutusprosessia, joka ei ollut kontrollissa.
Keskeiset lähtöhaasteet:
- Keskimääräinen läpimenoaika 10,8 päivää
- Suuri vaihtelu prosessissa (varianssiongelma)
- 4 päivän tavoite ei täyttynyt
- Pitkä läpimenoaika vaikutti suoraan
- myyntisaamisten kiertoon
- kassanhallintaan
- talouden ennustettavuuteen
Tavoite: Koulutus laskutukseen 4 päivän kuluessa koulutuspäivästä.
Prosessin suorituskyky ennen projektia (Measure)
Lähtödatan keskeiset havainnot:
- Keskimääräinen läpimenoaika: 10,8 päivää
- Keskihajonta: 8,1 päivää
- 73 % laskuista tavoiterajan (4 pv) ulkopuolella
- Otoskoko: N = 106
Keskiarvo-ongelman juurisyy
- Suurin vaihtelu liittyi laskuttajien roolitukseen
- Laskuttaja 1: keskiarvo 7,6 päivää
- Laskuttaja 2: keskiarvo 12,6 päivää
- Asiakasryhmän tai koulutustyypin osalta ei merkittäviä eroja keskiarvoissa
Varianssiongelman juurisyy
- Suurin varianssi johtui koulutuksen luonteesta:
- Avoimet koulutukset: keskihajonta 8,5
- Organisaatiokohtaiset koulutukset: keskihajonta 5,8
Keskeinen havainto
- Ennakko-oletus kaatui: laskutettava organisaatio ei vaikuttanut keskiarvoon tai varianssiin.
Parannustoimenpiteet (Analyze & Improve)
1) Keskiarvo-ongelman ratkaisu
Roolitusta ja työjärjestystä muutettiin:
- Laskuttaja 1 otti vastuun kaikesta laskutuksesta
- Laskuttaja 2 vapautettiin laskutustöistä
- Muut työtehtävät uudelleenjärjesteltiin → Laskuttaja 1:lle riittävä työaika laskutukseen
2) Varianssiongelman ratkaisu
Prosessia standardoitiin ja tiedonkulkua selkeytettiin:
- Asiakkaille luotiin selkeä ohje ja vakioitu pohja tarvittavista laskutustiedoista
- Sitovat ilmoittautumistiedot kerätään viikkoa ennen koulutusta
- Etäkoulutusten linkit ja materiaalit toimitetaan kokonaan etukäteen
→ prosessi ohjaa siihen, että osallistuja- ja laskutustiedot ovat aina valmiina ennen koulutusta
3) Riskien eliminointi
- Poistettiin riski, ettei osallistujatietoja saataisi ajoissa
- Prosessi muutettiin ohjaamaan organisaatiota toimittamaan tiedot ennen koulutusta
Tulokset ja jatkuva parantaminen (Control)
Seuranta ja kontrolli
- Laskuttaja seuraa jokaisen laskun läpimenoaikaa
- Kirjataan aina, jos
- läpimenoaika ylittää 4 päivää
- syy viiveelle
- Tiedot kerätään seurantalomakkeelle
- Tulokset raportoidaan kuukausittain talousvastaavalle
Saavutetut tulokset
- 95 % laskuista lähetettiin tavoiteajassa
- 59 / 62 laskua lähetettiin 4 päivän sisällä koulutuksesta
- Keskimääräinen läpimenoaika: 2,81 päivää
- Prosessi parani kokonaisuudessaan sekä läpinäkyvyyden että ennustettavuuden osalta
Poikkeamat ja jatkokehitys
- Kolmessa laskussa ylitys johtui uusista organisaatiokohtaisista joukkokoulutuksista
- Osallistujatietojen saannissa haasteita uuden asiakasorganisaation kanssa
- Ongelma tunnistettu ja siitä on jo pidetty ideariihi jatkokehitystä varten
Kehitä Lean Six Sigma -osaamistasi Green Belt -koulutuksessa
Tämä projekti toteutettiin osana Lean Six Sigma Green Belt -koulutusta, ja osallistuja sai projektin päätteeksi Green Belt -sertifikaatin.
Jos haluat oppia, miten Lean ja Six Sigma -menetelmillä parannetaan prosesseja ja saavuttaa mitattavia tuloksia, tutustu kurssiin: Green Belt -koulutus.