DMAIC-projekti: Laskutusprosessin läpimenoajan lyhentäminen
Lähtötilanne (Define)
Kyseessä oli koulutusorganisaation laskutusprosessin parantaminen. Ennen projektia yrityksen laskutusprosessi ei ollut kontrollissa. Laskutuksen läpi-menoaika oli keskimäärin 10,8 päivää ja se vaihteli suuresti.
Tavoitteeksi määriteltiin, että koulutus tulee olla laskutettuna 4 päivän kuluessa koulutuksen pitoajankohdasta laskien. Tavoitteena laskutusprosessin parantamisessa on myyntisaamisten kiertoaikojen lyhentäminen ja kassan hallinnan parantaminen.
Prosessin suorituskyky alussa (Measure)
Lähtötilanteessa laskutusprosessin läpimenoajan keskiarvo oli 10,8 päivää ja keskihajonta 8,1 päivää. 73 % oli spesifikaatiorajan (4 pv) ulkopuolella, N = 106. Laskutusprosessissa oli ongelmana sekä keskiarvo- että varianssion-gelma.
Datan pohjalta suurin syy laskutuksen keskiarvo-ongelmaan oli laskuttaja. Laskuttajan 1 tekemän laskutuksen läpimenoajan keskiarvo oli 7,6 ja Las-kuttajan 2 12,6.
Asiakasryhmän ja laskutuksen luonteen osalta keskiarvot eivät poikenneet merkittävästi toisistaan.
Datan pohjalta suurin syy varianssiongelmaan oli koulutuksen luonne eli se, onko kyseessä avoin vai organisaatiokohtainen koulutus. Avointen koulutusten keskihajonta oli 8,5 ja organisaatiokohtaisten koulutusten 5,8.
Laskuttajan ja asiakasryhmän osalta keskihajonnat eivät merkittävästi poikenneet toisistaan.
Datan pohjalta todettiin, että ennakko-olettamista poiketen, laskutettavalla organisaatiolla ei ollut merkitystä laskutusprosessin keskiarvo- ja varianssiongelmiin.
Parannustoimenpiteet (Analyze & Improve)
Ratkaisuna määriteltiin uusi prosessi muuttamalla roolitusta, työvaiheita ja aikataulusta.
Keskiarvo-ongelma: Muutettiin laskuttajien roolitusta ja työtehtäviä siten, että jatkossa Laskuttaja 1 hoitaa laskutuksen (aiemmin Laskuttaja 2 laskuttanut ns. muiden töiden ohessa, mikä ei näyttänyt olevan toimiva ratkaisu). Siirrettiin laskuttajalta 2 laskutukseen liittyvät tehtävät kokonaisuudessaan Laskuttajalle 1 ja mahdollistettiin Laskuttajalle 1 laskutuksen tekeminen järjestämällä hänelle riittävästi aikaa organisoimalla muut työtehtävät uu-delleen.
Varianssiongelma: Laadittiin asiakkaille selkeä ohje ja pohja laskutukseen tarvittavista tiedoista. Muutetiin prosessia niin, että tiedot sitovista ilmoittautumisista saadaan jo viikkoa ennen koulutusta, jolloin osallistujatietojen keruu ja kokoaminen ei tapahdu kokonaan koulutuksen jälkeen, vaan käytössä on jo lähtökohtatietoina ilmoittautumiset.
Prosessia muutettiin niin, että jatkossa koulutuksiin liittyvät valmistelutoimet (etäkoulutusten linkit + koulutusten materiaalit) toimitetaan kokonaan etukäteen, mikä ohjaa/pakottaa toiminnan siihen, että organisaatiolla on oltava osallistujatiedot = laskutustiedot selvillä jo ennen koulutusta. Olemme eliminoineet sen riskin, että emme saisi osallistujatietoja ennen koulutusta.
Tulokset ja jatkuva parantaminen (Control)
Laskuttaja seuraa laskutuksen läpimenoaikaa ja kirjaa, jos a) läpimenoaika on yli 4 päivää ja b) listaa syyn laskutuksen läpimenoajan ylitykseen. Tähän on tehty tiedonkeruu ja –seurantalomake. Laskuttaja raportoi toteutuneesta laskutusajasta talousvastaavalle kuukausittain.
Prosessi on parantunut huomattavasti. Seurantajaksolla 95% laskuista laskutettiin ajoissa, 59 laskua 62 laskusta saatiin toimitettua asiakkaille 4 päivän kuluessa koulutuksesta. Laskutuksen läpimenoaika oli keskimäärin 2,81 päivää.
Tarkastelujaksolla oli edelleen kolmen laskun läpimenoaika yli 4 vrk. Syytä tutkittaessa huomattiin, että parannetun prosessin tarkastelujaksolla on aloitettu uudet organisaatiokohtaiset joukkokoulutukset uudelle asiakasorganisaatiolle (kokonaan uusi prosessi) ja ongelmia oli kolmen koulutuksen kanssa osallistujatietojen suhteen. Ongelma on tunnistettu ja tästä on jo pidetty ideariihi ongelman ratkaisemiseksi.
Tämä projekti oli Lean Six Sigma Green Belt -koulutuksen harjoitusprojekti, jonka osallistuja teki osana koulutusta ja sai projektin päätyttyä Green Belt -sertifikaatin.
Jos olet kiinnostunut oppimaan, miten parantaa prosesseja Leanin ja Six Sigman avulla, ja hankkimaan samalla Green Belt -sertifikaatin, tutustu koulutukseen linkissä: Green Belt-koulutus.