DMAIC-projekti: Tilausten vastaanottoprosessin tehostaminen
Lähtötilanne (Define)
Tämän projektin aiheena oli parantaa tilauksien ”bookkaus” prosessia, joka tarkoittaa testausalan ympäristössä sitä, kun tutkimukseen lähetetty näyte on saapunut, kuinka nopeasti saapunut näyte tunnistetaan, siihen liittyvät testit tiedetään ja näyte päästään siirtämään operaatioiden työjonoon.
Projektia piti parantaa huomattavasti, jotta läpimenoaikaa saataisiin lyhennettyä jopa viikoilla ja tavoite olikin, että 95% näytteistä bookattaisiin kahden tunnin sisällä saapumisesta, ja loput 5% 24 tunnin sisällä.
Prosessin suorituskyky alussa (Measure)
Lähtötilanteessa vain n. 20% näytteistä bookattiin ensimmäisen 24 tunnin aikana. Näytteidein bookkauksen keskiarvo pyöri n. 300 tunnissa, mitä keskimäärin näyte odotti, ennen kuin sille oli määritetty kaikki jatkotoimenpiteet. Tämä pidensi läpimenoaikaa viikoilla.
Prosessin parannuksen tarve oli hyvin tiedossa jo ennen projektia ja tämän takia projekti valittiinkin. Tiimi oli erittäin motivoitunut parantamaan kokonaisuutta.
Parannustoimenpiteet (Analyze & Improve)
Data-analyysin avulla selvisi, että pääjuurisyy oli ettei standardoitua prosessia bookkausten tekemiseen ei ollut. Tiimi, joka oli vastuussa bookkauksista, ei ollut sopinut itselleen minkäänlaista työvuorolistaa, jolloin oli päiviä jolloin kukaan ei käynyt läpi saapuneita näytteitä. Lisäksi käytänteet eivät ollut yhtenäisiä, vaan tyylejä oli monia.
Analyysin pohjalta, ensimmäinen asia, jonka teimme oli selkeä työvuorolista. Tällöin jokaiselle oli selvää, kuka oli milloinkin vastuussa saapuvista näytteistä. Tämän jälkeen loimme päivittäispalaverikäytänteen, jonka avulla toiminnasta tuli organisoitua, ja apua oli helpomi pyytää.
Työnmonimuotoisuuteen puutuimme selkeällä ohjeella, ja luomalla yhteisen paikan, missä kaikki ohjeistukset on.
Tulokset (Control)
Tulokset olivat loistavia, ja tiimi motivoitui, kun heti ensimmäisen viikon jälkeen nähtiin huomattava parannus kaikissa mittareissa. Kehitys oli kiitettävää kesäkuuhun asti, kunnes yrityksemme joutui IT-hyökkäyksen uhriksi, ja jouduimme sulkemaan bookkaus prosessin lähes kolmeksi viikoksi.
Elokuuhun mennessä olimme toipuneet tuosta, ja kehitys jatkui. Viikkojen 28-37 24h sisällä bookatuissa näytteissä on n. 91%. Parannusta siis lähes 70 prosenttiyksikkö verrattuna alkutasoon. 2h sisällä bookattuja on n. 30%, joten tavoitteeseen on vielä matkaa, mutta parannus on huomattava. Bookkausajan keskiarvo on tippunut n. 300 tunnista n. 11 tuntiin, eli parannusta on merkittävästi.
Tulokset paranevat viikko viikolta, ja vieläkin suurin ongelma on epäselvät lähetykset, joiden tutkimiseen tiimillä menee kohtuuttomasti aikaa. Niiden selkeyttäminen onkin seuraava projektimme.
Jatkuvaan parantamiseen kannustamme päivittäispalaverien yhteydessä, jossa säännöllisesti käydään keskustelua, kuinka pääsisimme tuohon lopulliseen tavoitteseen. Uusin tiimin saama idea on luoda ”Zalando” tapainen lappu, joka menisi asiakkaalle aina tilauksen mukana, ja asiakas voisi liimata tuon lähetettävään näytteeseen, jolloin näytteessä olisi aina selkeät ja tarvittavat tiedot.
Yrityksessämme on jokaiselle Daily Management boardille luotu myös Jatkuvan parantamisen osio, jossa käsitellään tiimin kehitysideoita.
Lessons learned
Tärkein ”Lessons learned” oppi tästä projektista on se, että pitää olla todella tarkkana, mitä mittaa. Ensimmäisenä löytämäni data näytti validilta, muttei sitä ollut. Helposti saa hienoja kuvaajia, mutta jos data ei ole luotettavaa niin niiden perusteella ei voi tehdä johtopäätöksiä. Löydettyäni hyvää, luotettavaa dataa, pystyi Minitabin avulla loistavasti tekemään todella tarkkoja analyysejä.
Tämä projekti oli Lean Six Sigma Green Belt -koulutuksen harjoitusprojekti, jonka osallistuja teki osana koulutusta ja sai projektin päätyttyä Green Belt -sertifikaatin.
Jos olet kiinnostunut oppimaan, miten parantaa prosesseja Leanin ja Six Sigman avulla, ja hankkimaan samalla Green Belt -sertifikaatin, tutustu koulutukseen linkissä: Green Belt-koulutus.