Lean on johtamisfilosofia, joka keskittyy tuottamattoman toiminnon (hukan) poistamiseen. Lean-ajattelu auttaa tehostamaan toimintaa, parantamaan asiakastyytyväisyyttä, laatua ja samalla myös parantamaan työntekijöiden tyytyväisyyttä. Tavoitteena on tuottaa/toimittaa oikea määrä, oikeaa tuotetta/palvelua oikean laatuisena sovitussa ajassa.
Lean-ajattelu ja hukan muodot
Leanin yksi perusperiaatteista on hukan vähentäminen. Lean määrittää 8 hukan muotoa, jotka auttavat tunnistamaan, mikä toiminta on hukkaa. Hukka-analyysi on tehokas työkalu prosessien parantamiseen.
Hukan kahdeksan muotoa:
- Virhe: Toiminnat, joissa tapahtuu virheitä.
- Kuljetukset: Materiaalien siirtäminen paikasta toiseen.
- Liike: Työntekijöiden ylimääräinen liikkuminen.
- Varastot: Ylimääräiset varastot tai liian pienet varastot, jolloin tuotanto pysähtyy.
- Osaaminen: Työntekijät voivat olla joko liian osaavia tehtäväänsä, jolloin heidän osaamistaan ei käytetä riittävästi hyväksi, tai heitä ei ole koulutettu riittävästi tehtävään, jolloin esim. virheiden mahdollisuus kasvaa.
- Ylituotanto: Tuotetta/palvelua valmistetaan enemmän, kuin olisi tarvetta tai kysyntää.
- Odotusaika: Aika, joka kuluu, kun odotetaan esimerkiksi raaka-aineita, työkaluja ja työvaiheiden alkamista.
- Yliprosessointi: Yliprosessoinnissa tuotteeseen tai palveluun lisätään enemmän ominaisuuksia kuin asiakas tarvitsee.
Lean-hukka liiketoiminnassa / palvelualalla
Yllä listatut hukan määritykset on kehitetty teolliseen ympäristöön, ja niitä voi olla osittain haastavaa soveltaa liiketoimintaprosesseihin kuten esimerkiksi palvelualoille. Tässä ovat minun ehdotukseni "käännöksistä" hukan muodoille, jotka sopivat paremmin liiketoiminnassa teollisuusympäristön ulkopuolella.
- Virhe: Toiminnat, joissa tapahtuu virheitä.
- Siirrot: Tiedon siirtäminen paikasta toiseen.
- Liike: Työntekijöiden turha liikkuminen.
- Kasaantuva työ: Työt, jotka odottavat käsittelyä ja voivat ruuhkautua.
- Osaaminen: Työntekijät saattavat tehdä liian yksinkertaisia tehtäviä osaamiseensa nähden tai heiltä voi puuttua riittävä koulutus työtehtäviin.
- Ylimääräinen työ: Turhien dokumenttien, palvelujen yms. luominen ja työstö, esim. raporttien tai analyysien tekeminen, joita ei käytetä tai jotka eivät tuota lisäarvoa asiakkaalle.
- Odotus: Aika, joka kuluu, kun odotetaan esimerkiksi työvaiheiden alkamista, päätöstä tai resursseja.
- Ylitarkkuus: Palveluun lisätään enemmän ominaisuuksia kuin asiakas tarvitsee. Toimintojen turha viimeistely ja tarkistus, liian monimutkaiset prosessit ja työohjeet.
Lean-kulttuuri
Lean-ajattelun jalkauttaminen organisaatiossa on suuri kulttuurimuutos. Kun organisaatiossa halutaan muuttaa kulttuuria, ”klassinen” tapa (eli yleisesti organisaatiossa vuosien aikana käytetyt menetelmät) on lähteä liikkeelle konsulttien järjestämillä haastatteluilla ja organisaatiokartoituksella. Kartoituksen perusteella luodaan organisaatiolle sopivat normit ja asenteet. Viimeiseksi otetaan käyttöön näihin sopivat työkalut. Muutos vie paljon aikaa ja tulosten saavuttaminen on haastavaa.
Lean lähestyy organisaation muutosta päinvastoin. Leanissä aloitettaan erilaisten Lean-työkalujen käytöllä. Kun työkaluja käytetään organisaatiossa riittävän kauan, muodostuu niiden pohjalta Lean-asenne. Kun asenne laajenee organisaatiossa riittävästi, tulee siitä vähitellen normaali toimintatapa koko organisaatiossa (jatkuvan parantamisen Lean-kulttuuri). Koska Lean-työkalujen käyttäminen on suhteellisen helppoa, on aloittaminenkin nopeaa ja ensimmäiset tulokset saadaan pian.
Ensimmäisten tulosten "helppoudesta" saattaa tulla kuva, että jatkuvan parantamisen luominen organisaatiossa olisi helppoa. Useat organisaatiot aloittavatkin Leanin, mutta vain alle 10 % organisaatiosta saavuttavat jatkuvan parantamisen kulttuurin. Onnistuminen vaatii kurinalaisuutta ja johdon tukea, jotta työntekijöillä on mahdollisuus parantaa prosesseja pysyvästi. Voit lukea muutoksen hallinnasta ja johdon roolista muutoksessa lisää: Lean-johtaminen: 6 tekijää, miten saavuttaa enemmän tuloksia
Leanin taustaa
Termin ”Lean” määritti ensimmäistä kertaa 1990-luvulla Womack ja Jones kirjassaan "The Machine That Changed the World”. Lean perustuu ”Toyota Production System” (TPS) -periaatteisiin. TPS kehitettiin 1948-1975. TPS keskittyy ihmisten päättelykyvyn kehittämiseen Lean-valmentajien tukemana. Työntekijät oppivat, miten parantaa omaa työtään jatkuvasti pienissä askelissa.
Lean on vuosien aikana todistettavasti osoittanut tehokkuutensa prosessien parantamiskeinona. Menetelmää on käytetty jo vuosikymmeniä maailmanlaajuisesti eri aloilla Fortune Top 100 -yrityksistä pieniin muutaman kymmenen henkilön organisaatioihin. Lean-menetelmää käytetään nykyään maailmanlaajuisesti teollisuudessa, palvelualoilla ja julkisella sektorilla ja sen suosio laajenee jatkuvasti.
Milloin käyttää Leaniä?
Lean on yritysprosessien parannusmenetelmä, jonka avulla organisaatio voi parantaa prosessejaan systemaattisesti, objektiivisesti ja tehokkaasti. Tuloksena on jatkuvan parantamisen kulttuuri, jossa yrityksen tulokset sekä asiakkaiden ja työntekijöiden tyytyväisyys paranevat prosesseja tehostamalla. Lean auttaa yleisesti katsottuna aina, kun jotain halutaan parantaa, esim. tilanteissa joissa:
- Pitkät läpimenoajat / toimitusajat
- Kustannukset
- Työntekijöiden motivaation puute
- Alhainen asiakastyytyväisyys
- Jatkuvan parantamisen kulttuurin puuttuminen
Leanin avulla saavutetut parannukset ovat usein 50-90 %.
LEAN: Prosessien parantaminen työskentelemällä järkevämmin, ei tekemällä kovemmin töitä.
Esimerkkejä saavutetuista tuloksista
Tuloksia prosessitasolla
- Palvelujen läpimenoajan lyheneminen 25 -> 1,5 päivään kahdessa viikossa + työtyytyväisyyden paraneminen 4 -> 8 (max. 10). Jatkuva parantamisen kulttuuri projektin jälkeen.
- Yleisesti:
- Prosessien läpimenoaikojen paraneminen 50-90 %
- Tuottavuuden paraneminen 10-40 %
Esimerkkejä tyypillisistä parannusprojekteista:
- Tuotteen toimitusajan lyhentäminen
- Virheiden vähentäminen varastojen hallinnassa
- Laskutusprosessin läpimenoajan lyhentäminen
- Tuotantoprosessin läpimenoajan lyhentäminen
- Hakemuksen käsittelyajan lyhentäminen
- Reklamaatioiden vähentäminen
- Virheilmoitusten vähentäminen
- Puhelinmyynnin myyntivolyymin parantaminen
Esimerkkejä toimintatapojen muuttumisesta
“On todella vaikuttavaa nähdä, kuinka työntekijöideni ajattelutapa ja toimintamallit ovat muuttuneet projektin aikana. Harmi, ettemme jo aikaisemmin aloittaneet Leaniä.” Palvelualan yrityksen CEO
“Miksi emme ole aikaisemmin ymmärtäneet toimia näin.” Projektin vetäjä
“Työskentely on nyt paljon rauhallisempaa.” Työntekijä
Lean-ajattelun omaksumisessa on pyrkimys oppia katsomaan omaa työympäristöä uusien “Lean-silmälasien” läpi.
Leanin 5 periaatetta
Womack ja Jones tutkivat Toyotan toimintaa vuosia ja kuvasivat sen perusteella kirjassaan Lean Thinking (1996) viisi askelta Lean-työskentelylle. Nämä viisi askelta ovat hyvä ja konkreettinen lähtökohta prosessien parantamiselle:
1. Arvo
Prosessin arvon määrittäminen asiakkaan toiveisiin perustuen.
2. Arvoketju
Arvoketjun tunnistaminen eri tuotteille ja turhuuksien poistaminen ketjusta.
3. Virtaus
Arvoa tuottavien toimintojen suunnittelu ketjussa niin, että liike toiminnosta toiseen sujuu mahdollisimman ketterästi.
4. Imuohjaus
Suunnittelu, tarjonta ja valmistus imuna asiakkaan tarpeiden tahdittamana.
5. Täydellisyyteen pyrkiminen
Prosessin jatkuva parantaminen.
Jos olet kiinnostunut oppimaan, miten parantaa prosesseja Leanin viiden periaatteen mukaan, kannattaa tutustua koulutukseen Lean-muutosohjaaja.
Lean ja Six Sigma -synenergia: Lean Six Sigma
Lean Six Sigma yhdistää Leanin ja Six Sigman edut ja mahdollistaa hyvin erilaisten prosessien nopean, joustavan ja tehokkaan parantamisen hyvin erilaisissa organisaatioissa. Lean-ajattelulla ja -menetelmillä on yleensä hyvä aloittaa prosessinparannus ja laajentaa Six Sigmaan, kun dataa on paljon ja/tai tuloksia ei enää saada riittävästi aikaan Lean-ajatteluun perustuvilla menetelmillä. Lue lisää Lean Six Sigmasta: Mitä Lean Six Sigma on?
Lean-koulutus: Opi Leanaamaan
Jos olet kiinnostunut oppimaan Leanistä lisää, miten Leanata käytännössä, kannattaa tutustua erilaisiin 1-5 päivän koulutusvaihtoehtoihin:
Jos sinulle heräsi kysyttävää, ota yhteyttä.
Lean Six Sigman merkeissä,
Sertifioitu Lean Six Sigma Master Black Belt
